Documentazione e modulistica
Domande Soci/Tesserati
Le domande di ammissione socio sono obbligatorie, da far firmare a tutti i soci e conservare divise per anno associativo.
Per i soci che non abbiano ancora compiuto il 18° anni di età, la domanda dovrà essere firmata dal genitore o tutore legale. Se maggiori di 14 anni serve anche la firma del minore.
Domanda socio per Minorenni
La domanda tesserato è obbligatoria nei casi in cui il soggetto non voglia diventare socio ma solo tesserato dell'ente a mezzo dell'associazione. ATTENZIONE! Un associazione non può avere solo tesserati (unica eccezione per le SSD)
Domanda tesserati maggiorenni/minorenni
Verbali e convocazioni direttivo
Di seguito la bozze per i verbali e convocazioni del direttivo da conservare su apposito registro.
Il consiglio direttivo va convocato secondo quanto indicato dallo statuto dell’Associazione.
Si ricorda che in un’associazione non decide in maniere autonoma il Presidente o uno dei consiglieri a meno che non sia stato specificatamente incaricato. Tutte le decisioni vanno prese dal Consiglio Direttivo.
Si ricorda che il Direttivo deve verbalizzare le ammissioni dei nuovi soci.
Il verbale è da redarre e sottoscrivere a cura del direttivo per ratificare ciò che è stato deciso dal consiglio direttivo.
Verbali e convocazioni Assemblea Soci
Di seguito la bozze dei verbali e convocazioni per le varie assemblee dei soci.
Tutti i verbali devono essere firmati obbligatoriamente dal Presidente e dal Segretario dell’assemblea dei soci, consigliata la firma di tutti i soci presenti.
La convocazione dell’assemblea dei soci va indetta almeno una volta l’anno entro 4 mesi dalla chiusura dell’anno associativo al fine di presentare ed approvare il rendiconto consuntivo dell’anno precedente.
Per tutte le modalità di convocazione è necessario consultare il proprio statuto.
Convocazione assemblea soci
Il verbale è da redigere a cura del Segretario, eletto dall’assemblea dei soci, a termine dell’assemblea dove verrà indicato quanto approvato dall’assemblea dei soci.
Verbale
Il verbale per elezione del Direttivo da redigere a cura del Segretario, eletto dall’assemblea dei soci, a termine dell’assemblea dove verrà indicato quanto approvato dall’assemblea dei soci.
Il verbale per l'approvazione del bilancio/rendiconto è da redigere a cura del Segretario, eletto dall’assemblea dei soci, a termine dell’assemblea dove verrà approvato il rendiconto economico dell’anno associativo precedente, dall’assemblea dei soci.
L’assemblea per l’approvazione del rendiconto economico, con relativo verbale, va svolta obbligatoriamente entro 4 mesi dalla chiusura dell’anno associativo (controllare lo statuto).
Verbali Assemblea Straordinaria Soci
Di seguito la bozze dei verbali per le assemblee straordinarie dei soci.
Tutti i verbali devono essere firmati obbligatoriamente dal Presidente e dal Segretario dell’assemblea dei soci, consigliata la firma di tutti i soci presenti.
La convocazione assemblea straordinaria dei soci va indetta solo ed esclusivamente per le modifiche statutarie e la chiusura dell'associazione.
Per tutte le modalità di convocazione è necessario consultare il proprio statuto.
Convocazione assemblea soci
Il verbale è da redigere a cura del Segretario, eletto dall’assemblea dei soci, a termine dell’assemblea dove verrà indicato quanto approvato dall’assemblea dei soci.
Verbale per variazione statuto (APS/ETS) adeguamento 117-2017
Verbale per variazione statuto (ASD) adeguamento 36-2021
Bilanci per APS ed ETS
Tutte le associazioni iscritte al Runts sono obbligate a depositare il bilancio entro 180gg dalla chiusura dell'anno associativo.
Il bilancio deve essere redatto dal consiglio direttivo ed approvato dall'assemblea dei soci. In fase di approvazione del bilancio il consiglio direttivo si astiene dalla votazione.
Di seguito la bozze dei verbali per le assemblee straordinarie dei soci.
Tutti i verbali devono essere firmati obbligatoriamente dal Presidente e dal Segretario dell’assemblea dei soci, consigliata la firma di tutti i soci presenti.
Ricordiamo che i nostri uffici sono a disposizione per:
- Corso di formazione APS-ETS
- Supporto per la redazione dei bilanci
queste attività prevedono un contributo.
Bilanbio modello d da usare per redigere il Bilancio per cassa per gli ETS/APS con entrate fino a €300.000.
Modello D
Istruzioni per la redazione del bilanciodi esercizio a cura del CSV. Ricordiamo che restiamo a disposizione per la riclassificazione del bilancio o altri servizi (è previsto un contributo)
Istruzioni
Ceck list per evitare gli errori più frequanti nella redazione del bilancio di esercizio a cura del CSV. Ricordiamo che restiamo a disposizione per la riclassificazione del bilancio o altri servizi (è previsto un contributo)
Ceck list
Il verbale per l'approvazione del bilancio/rendiconto è da redigere a cura del Segretario, eletto dall’assemblea dei soci, a termine dell’assemblea dove verrà approvato il rendiconto economico dell’anno associativo precedente, dall’assemblea dei soci.
L’assemblea per l’approvazione del rendiconto economico, con relativo verbale, va svolta obbligatoriamente entro 4 mesi dalla chiusura dell’anno associativo (controllare lo statuto).
Obblighi per tutte le associazioni
Tutte le associazioni che nell'anno precedente anno ricevuto contributi da parte della pubblica amministrazione, non obbligati entro il 30 giugno a pubblicare quanto ricevuto .
Rendicontazione dei Contributi Pubblici Ricevuti (ex Legge 124/2017)
La Legge 124/2017 (art. 1, commi 125-129) obbliga le associazioni che hanno ricevuto nell'anno solare contributi, sovvenzioni o vantaggi economici da enti pubblici per un totale superiore a €10.000 a rendere pubbliche tali informazioni.
Cosa va indicato: per ogni erogazione ricevuta, l'ente pubblico erogante, la natura del contributo e l'importo.
Entro quando: la pubblicazione va effettuata entro il 30 giugno dell'anno successivo a quello di riferimento. Regione
Sanzioni: il mancato adempimento comporta una sanzione amministrativa pari all'1% degli importi ricevuti (minimo € 2.000), con obbligo di procedere alla pubblicazione. In caso di ulteriore inottemperanza entro 90 giorni, scatta la restituzione integrale dei contributi ricevuti.
Modello da usare per la pubblicazione sul sito web.
Modello
Dichiarazione di Prestazione Volontaria
Il volontariato rappresenta il cuore pulsante del Terzo Settore e dello sport dilettantistico. Tuttavia, per essere considerato tale, deve rispettare rigorosi requisiti normativi definiti dal Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017) e dalla Riforma dello Sport (D.Lgs. 36/2021).
Chi è il Volontario?
Il volontario è una persona che mette a disposizione il proprio tempo e le proprie competenze in modo libero, spontaneo e gratuito, esclusivamente per fini di solidarietà o per il perseguimento delle finalità istituzionali dell’ente.
I Punti Chiave del Rapporto di Volontariato
- Divieto di Retribuzione: La prestazione del volontario non può essere retribuita in alcun modo, nemmeno dal beneficiario. È vietato corrispondere al volontario compensi per prestazioni d’opera, indennità di trasferta o somme forfettarie.
- Rimborso Spese: Possono essere rimborsate esclusivamente le spese effettivamente sostenute e documentate (tramite scontrini, fatture o ricevute) per l'attività prestata, entro i limiti stabiliti dall'organo sociale dell'associazione.
- Incompatibilità: La qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo e con ogni altro rapporto di lavoro retribuito con l’ente di cui il volontario è socio o associato o tramite il quale svolge la propria attività.
Obbligo Assicurativo (Focus APS e ODV)
Per le Associazioni di Promozione Sociale (APS) e le Organizzazioni di Volontariato (ODV), la legge stabilisce un obbligo inderogabile a tutela di chi presta servizio.
Importante: Ai sensi dell'Art. 18 del D.Lgs. 117/2017, le APS sono obbligate a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività sia in modo non occasionale che occasionale e ad assicurarli contro infortuni, malattie connessi allo svolgimento dell'attività stessa e per la responsabilità civile verso terzi.
Prima di far iniziare l’attività al volontario, l'Associazione deve verificare che la polizza assicurativa sia attiva e che il nominativo sia correttamente inserito nel Registro dei Volontari vidimato (il registro può essere vidimato a cura del Comune, Uffici Runts o altro pubblico ufficiale).
Note per le ASD/SSD
Anche per le Associazioni e Società Sportive Dilettantistiche che si avvalgono di volontari, resta fermo l'obbligo di assicurazione per la responsabilità civile verso terzi, oltre alle coperture infortuni previste dalla disciplina sportiva (tesseramento).
Istruzioni per l'utilizzo dei moduli di rimborso spese ai volontari
Riferimenti normativi: D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo Settore), art. 17; L. 398/1991; TUIR art. 51.
Principi generali
Il rimborso spese al volontario non costituisce in nessun caso forma di retribuzione né corrispettivo per l'attività svolta. È tassativamente vietato il rimborso forfettario, ossia la corresponsione di somme predeterminate non ancorate a spese effettivamente sostenute e documentate (art. 17, co. 4, D.Lgs. 117/2017).
Ogni rimborso deve essere:
- riferito a spese effettivamente sostenute per lo svolgimento dell'attività di volontariato;
- documentato con ricevute, scontrini fiscali, biglietti di viaggio o altra idonea documentazione;
- deliberato nei limiti stabiliti dall'organo competente dell'ente (consiglio direttivo).
Per le ASD (Associazioni Sportive Dilettantistiche) si applicano inoltre le disposizioni fiscali specifiche del settore sportivo dilettantistico. Per le APS (Associazioni di Promozione Sociale) e ODV (Organizzazioni di Volontariato) iscritte al RUNTS, il riferimento normativo principale è l'art. 17 del D.Lgs. 117/2017.
Modulo 1 – Rimborso spese per singola trasferta/missione
Da compilare per ogni singola uscita o missione (gara, evento, trasferta, corso, ecc.).
Il volontario deve indicare:
- dati anagrafici e ruolo nell'associazione;
- data e luogo della trasferta/missione e relativa finalità;
- chilometri percorsi con mezzo proprio, con indicazione del percorso (partenza/arrivo), da rimborsare secondo il costo al km deliberato dall'ente (di norma con riferimento alle tabelle ACI);
- spese di viaggio documentate (treno, autobus, pedaggio, parcheggio, ecc.);
- altre spese sostenute (vitto, alloggio, materiali), ciascuna supportata da documento fiscale;
- totale richiesto.
Alla domanda devono essere allegati tutti i giustificativi di spesa in originale. Il modulo deve essere firmato dal volontario e approvato dal responsabile dell'ente.
Modulo 2 – Rimborso spese su base mensile
Da utilizzare per riepilogare le spese sostenute nell'arco di un mese solare, qualora il volontario svolga attività continuativa.
Il modulo contiene una tabella riepilogativa in cui, per ciascuna voce di spesa, si riportano:
- data;
- descrizione dell'attività svolta;
- tipo di spesa e importo;
- riferimento al giustificativo allegato.
Anche in questo caso ogni singola spesa deve essere documentata. Non è ammessa alcuna voce generica o non supportata da prova. Il modulo mensile, corredato di tutti gli allegati, deve essere presentato entro il mese successivo e approvato dall'organo competente.
Avvertenze
Rimborsi non documentati o di natura forfettaria possono essere riqualificati dall'Amministrazione finanziaria come reddito imponibile in capo al percipiente e comportare la perdita dei benefici fiscali per l'associazione. Il mancato rispetto delle presenti regole può inoltre determinare la decadenza dalla qualifica di ente del Terzo Settore.